Voor zakelijke voertuigen eist de Nederlandse belastingdienst dat er een sluitende rittenregistratie wordt bijgehouden wanneer er geen bijtelling wordt betaald.
Om u hierbij te helpen heeft Rental Tracker een handige tool ontwikkeld waarmee u via een handig overzicht uw ritten in een gegeven periode kan evalueren en de zakelijke en privé kilometers kan specificeren.
· het merk van de auto
· het type auto
· het kenteken van de auto
· de periode waarin u de auto hebt gebruikt
· de ritgegevens
· de datum
· de begin- en eindstand van de kilometerteller
· het vertrek- en aankomstadres. Had u een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u 2 ritten gemaakt.
· de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
· of het een privérit is of een zakelijke rit
· de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden
[2] Rental Tracker is nooit verantwoordelijk voor uw rittenregistratie. Wij bieden enkel een hulpmiddel.
Onze tool verzameld deze gegevens voor u en geeft deze weer in een handig overzicht. Omdat het systeem afhankelijk is van de GPS zal er wel altijd een afwijking ontstaan met de kilometerteller in het voertuig. Het is daarom belangrijk om deze regelmatig te ijken om zo de nauwkeurigheid te waarborgen. In onze tool kan u de beginstand aanpassen zodat uw rapportages altijd goed aansluiten.
Het belangrijkste is dat de tracker goed de ritten heeft geregistreerd. Omdat wij gebruikmaken van hoogwaardige hardware en de beste netwerken voor onze connectiviteit zal dit in ons systeem in de meeste gevallen zonder omkijken goed verlopen. Toch moeten wij hier een waarschuwing plaatsen; het is en blijft namelijk een hulpmiddel dat van diverse ‘bewegende’ delen afhankelijk is (GPS signaal, netwerkstoringen, stroomvoorziening), waardoor er in de praktijk momenten kunnen zijn dat er geen perfecte GPS registratie plaats vindt[1]. Door onze instructies te volgen verkleinen we de gevolgen hiervan en heeft u aan het eind van de rit het meeste gebruiksgemak van onze tool.
Om u een overzicht te geven zijn hier onder de stappen aangegeven om de tool te gebruiken. Een aantal stappen worden nog in een aparte alinea verder uitgelegd
Wij raden u aan om het rapport in eerste instantie wekelijks in te plannen in uw agenda en bij te houden. Als u dan bekwaam bent met het proces en de wisselwerking tussen uw GPS systeem en het rapport werken goed kunt u het desgewenst maandelijks gaan bijhouden.
Op deze wijze zorgt u ervoor dat u de vinger goed aan de pols houd bij eventuele opstart perikelen en u het proces sneller eigen maakt, wat het gebruiksgemak op de langere termijn ten goede zal komen.
Om het rapport automatisch in te plannen geeft u bij het aanmaken een titel op, het gewenste emailadres waarop u de rapportage wil ontvangen en specificeert u het interval (dagelijks, wekelijks of maandelijks). Daarna drukt u op ‘opslaan’ en zult u zien dat deze rapportage is ingepland in uw systeem en zichtbaar is onder het tabje ‘Gegenereerde rapporten’.
Ons systeem werkt met een zogeheten virtuele odometer. Dit houdt in dat de kilometerstand wordt bepaald door een door de gebruiker (of beheerder) ingevoerde waarde (idealiter de begin kilometerstand op het moment van inbouw) en de daarop volgende afgelegde afstand volgens de GPS.
Het uitgangspunt van onze belastingdienst rapportage is deze “virtuele” kilometerstand. Deze zal in werkelijkheid in enige mate divergeren met de kilometerteller in het voertuig. Redenen hiervoor zijn legio en lopen uiteen van bandenspanning tot weersomstandigheden. Kortgezegd is dit dus niet de waarde waarop u het best uw rittenregistratie kan baseren. Veel beter is het om maandelijks, of beter nog, wekelijks bij het bijhouden van uw rittenregistratie middels onze tool even de kilometerstand in het voertuig te noteren en de beginstand van het rapport dan te wijzigen zodat de eindstanden corresponderen.
Wij raden zoals al eerder gezegd sterk aan om niet op jaar basis in één keer de rapportage te maken maar dit periodiek (wekelijks of maandelijks) te doen en deze bestanden in een map te verzamelen of eventueel later samen te voegen.
Omdat het kan zijn dat u niet de beheerder bent van het gps systeem zijn er een aantal zaken die u als berijder zelf nog in uw uiteindelijke rapportage ten bate van de belastingdienst moet vermelden.
Tot slot is het voor ons voorlopig technisch onmogelijk om te bepalen wat ongebruikelijke routes zijn dus dient u deze informatie eventueel ook zelf toe te voegen.
Op initiatief van een ontwikkelaar van een gesloten rittenregistratiesysteem is er een keurmerk te koop waarmee een aanbieder van rittenregistratie ervoor kan zorgen dat de belastingdienst akkoord gaat met de aangeleverde data die het systeem registreert. Dit is feitelijk meer een service aan de belastingdienst dan aan de berijder. Ga maar na, het is een gesloten systeem, je kan niets achteraf aanpassen en je betaald de hoofdprijs.
De belastingdienst eist een sluitende rittenregistratie niet een sluitend systeem. Trap dus vooral niet in de marketing slogan van deze ondernemingen, want dat is wat je koopt, een slogan!
Wij zien vaak een groot verschil tussen theorie en praktijk. Zo zal de sluitendheid van een rittenregistratie altijd afhankelijk zijn van de werking van uw GPS systeem. Werkt deze niet dan heeft u al snel een gapend gat in uw administratie. Vergeet u een privé rit, dan is hier in zo’n gesloten systeem niets meer aan te doen.
Het belangrijkste is dat de wisselwerking tussen hardware, software en connectiviteit goed op orde is. Veel van deze toegewijde providers onderschatten deze wisselwerking waardoor er aan het eind van de rit telleurstelling overheerst.
Als toegewijd leverancier van telematica voor hoofdzakelijk verhuur en lease ondernemingen is juist de betrouwbaarheid van alle elementen van het systeem het uitgangspunt geweest van onze ontwikkelingen. Wij verkopen geen gebakkenlucht maar in de praktijk geteste oplossingen!
Neem contact met ons op:
info@rentaltracker.nl
