Instrucciones de la Agencia Tributaria para la presentación de informes
En el caso de los vehículos de empresa, la Agencia Tributaria exige que se lleve un registro exhaustivo de los desplazamientos cuando no se abone la cuota adicional.
Para facilitar esta tarea, Rental Tracker ha desarrollado una práctica herramienta que te permite registrar tus desplazamientos por período en una única vista general y especificar los kilómetros por motivos de trabajo y los privados.
Un registro de desplazamientos completo
- La marca del vehículo
- El tipo de vehículo
- La matrícula del vehículo
- Los datos del recorrido
- Fecha del recorrido
- Lectura inicial y final del cuentakilómetros
- Dirección de salida y de llegada. Si tenía una cita y se desplazó hasta allí desde su lugar de trabajo y luego volvió, habrá realizado dos trayectos.
- Período durante el cual se ha utilizado el vehículo
- Ruta que ha seguido (si es diferente a la habitual)
- Tanto si se trata de un viaje privado como de un viaje de negocios
- El número de kilómetros recorridos por motivos privados, cuando en un mismo trayecto se recorren tanto kilómetros por motivos de trabajo como por motivos privados
Haz clic aquí para consultar la información en la página web de la Agencia Tributaria.
Nuestra herramienta de registro de trayectos
Nuestra herramienta recopila automáticamente todos los datos de los trayectos y los muestra en un informe claro y conciso.
Dado que el sistema funciona con GPS, puede producirse una pequeña desviación con respecto al cuentakilómetros del vehículo. Por ello, comprueba y calibra periódicamente la lectura del cuentakilómetros para garantizar una precisión óptima. En la herramienta puedes ajustar fácilmente la lectura inicial para que los informes sean siempre correctos.
La condición más importante es que el localizador GPS registre correctamente los trayectos, lo que, gracias a nuestro hardware de alta calidad y a nuestras conexiones de red estables, suele funcionar sin problemas.
Atención: un sistema GPS depende de factores como la señal, la red y el suministro eléctrico. En casos excepcionales, esto puede provocar que un trayecto no se registre en su totalidad. Si sigues nuestras instrucciones, minimizarás este riesgo y sacarás el máximo partido a nuestra herramienta.
Tu informe semanal
Le recomendamos que, en un primer momento, programe el informe semanalmente en su agenda.
En cuanto se haya familiarizado con el proceso y la coordinación entre su sistema GPS y el informe funcione correctamente, podrá pasar a una comprobación mensual.
De este modo, podrá mantenerse al día fácilmente y familiarizarse rápidamente con el proceso, lo que a la larga facilitará su uso.
Tu informe de la Agencia Tributaria en unos pocos pasos
- En tu cuenta, ve a ‘Herramientas’ → ‘Informes’
- Selecciona el tipo ‘A5: Informe de la Agencia Tributaria’
- Selecciona el formato ‘Informe editable’
- Selecciona el periodo que desees
- En ‘Dispositivos’, selecciona un vehículo cada vez
- Haz clic en ‘Generar’
- Introduce los kilómetros privados, si los hay
- Si es necesario, ajusta la lectura inicial del cuentakilómetros (calibración)
- Descarga el archivo en formato .XLS (Excel) o .PDF y asígnale un título
Comprueba periódicamente el kilometraje
Nuestro sistema funciona con un cuentakilómetros virtual: el kilometraje se calcula a partir del valor inicial introducido (a ser posible, en el momento de la instalación) y de la distancia recorrida posteriormente según el GPS.
El informe de la Agencia Tributaria se basa en este kilometraje virtual, que puede diferir ligeramente del que indica el cuentakilómetros del vehículo. Esto puede deberse a factores como la presión de los neumáticos, el estilo de conducción o las condiciones meteorológicas.
Por lo tanto, el cuentakilómetros virtual es una herramienta, no la referencia exacta para el registro de tus trayectos.
Por lo tanto, recomendamos comprobar semanalmente —o, como mínimo, mensualmente— el kilometraje del vehículo y actualizar el valor inicial en el informe, de modo que los valores finales vuelvan a coincidir.
Guardar y gestionar informes
Recomendamos encarecidamente que no elabore los informes solo al final del año, sino de forma periódica —semanal o mensualmente— y que guarde o combine los archivos. De este modo, mantendrá una visión general y evitará errores.
¿No es usted el administrador del sistema GPS? En ese caso, deberá indicar usted mismo en el informe destinado a la Agencia Tributaria:
- La marca del vehículo
- El tipo de vehículo
- La matrícula (si no está introducida en el sistema)
Dado que, por motivos técnicos, aún no es posible detectar automáticamente las rutas alternativas, deberá añadirlas manualmente cuando sea necesario.
Aviso legal: Rental Tracker ofrece una herramienta para el registro de desplazamientos, pero no se hace responsable de la exhaustividad ni de la exactitud de los datos introducidos ni de los informes generados. El usuario sigue siendo el único responsable de cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria.
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