Instructie belastingdienst rapportage
Voor zakelijke voertuigen vereist de Belastingdienst dat er een sluitende rittenregistratie wordt bijgehouden wanneer geen bijtelling wordt betaald.
Om dit eenvoudig te maken heeft Rental Tracker een handige tool ontwikkeld waarmee u in één overzicht uw ritten per periode kunt registreren en zakelijke en privé kilometers kunt specificeren.
Een sluitende rittenregistratie
- Het merk voertuig
- Het type voertuig
- Het kenteken van het voertuig
- De ritgegevens
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres. Had u een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u 2 ritten gemaakt
- Periode waarin het voertuig is gebruikt
- Route die u hebt gereden (indien anders dan de gebruikelijke)
- Of het een privérit is of een zakelijke rit betreft
- Het aantal privé-omrijkilometers, wanneer tijdens eé'n rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden
Klik hier om de informatie op de website van de belastingdienst te lezen.
Onze tool voor ritregistratie
Onze tool verzamelt automatisch alle ritgegevens en toont deze in een overzichtelijk rapport.
Omdat het systeem werkt op GPS, kan er een kleine afwijking ontstaan ten opzichte van de kilometerteller in het voertuig. Controleer en ijk de tellerstand daarom regelmatig voor optimale nauwkeurigheid. In de tool kunt u de beginstand eenvoudig aanpassen zodat rapportages altijd kloppen.
De belangrijkste voorwaarde is dat de GPS-tracker ritten correct registreert, wat dankzij onze hoogwaardige hardware en stabiele netwerkverbindingen doorgaans probleemloos verloopt.
Let op: een GPS-systeem blijft afhankelijk van factoren zoals signaal, netwerk en stroomvoorziening. In uitzonderlijke gevallen kan een rit daardoor onvolledig worden geregistreerd. Door onze instructies te volgen minimaliseert u dit risico en haalt u het maximale uit onze tool.
Uw wekelijkse rapportage
Wij adviseren u om het rapport in eerste instantie wekelijks in uw agenda te plannen.
Zodra u vertrouwd bent met het proces en de samenwerking tussen uw GPS-systeem en het rapport goed verloopt, kunt u overschakelen naar een maandelijkse controle.
Zo houdt u eenvoudig de vinger aan de pols en maakt u het proces snel eigen — wat het gebruiksgemak op de lange termijn ten goede komt.
Uw Belastingdienst-rapport in enkele stappen
- Navigeer in uw account naar ‘Hulpmiddelen’ → ‘Rapportages’
- Selecteer het type ‘A5: Belastingdienst rapportage’
- Kies het formaat ‘Bewerkbaar rapport’
- Selecteer de gewenste periode
- Kies onder ‘Apparaten’ één voertuig tegelijk
- Klik op ‘Genereer’
- Vul eventuele privékilometers in
- Pas zo nodig de beginstand van de kilometerteller aan (ijken)
- Download het bestand als .XLS (Excel) of .PDF en geef het een titel
Controleer regelmatig uw kilometerstand
Ons systeem werkt met een virtuele odometer: de kilometerstand wordt berekend op basis van de ingevoerde beginstand (idealiter bij inbouw) en de vervolgens afgelegde afstand volgens GPS.
De Belastingdienst-rapportage is gebaseerd op deze virtuele kilometerstand, die enigszins kan afwijken van de tellerstand in het voertuig. Dit kan worden veroorzaakt door factoren als bandenspanning, rijgedrag of weersomstandigheden.
De virtuele stand is dus een hulpmiddel, niet de exacte referentie voor uw rittenregistratie.
Wij adviseren daarom om wekelijks – of ten minste maandelijks – de kilometerstand van het voertuig te controleren en de beginstand in het rapport aan te passen, zodat de eindstanden weer overeenkomen.
Rapportages opslaan & beheren
Wij raden sterk aan om de rapportage niet pas aan het einde van het jaar te maken, maar periodiek — wekelijks of maandelijks — en de bestanden te bewaren of samen te voegen. Zo houdt u overzicht en voorkomt u fouten.
Bent u niet de beheerder van het GPS-systeem? Dan moet u in de rapportage voor de Belastingdienst zelf nog vermelden:
- Het merk van het voertuig
- Het type voertuig
- Het kenteken (indien niet ingevoerd in het systeem)
Omdat het technisch nog niet mogelijk is om afwijkende routes automatisch te herkennen, dient u deze handmatig toe te voegen wanneer dat van toepassing is.
Disclaimer: Rental Tracker biedt een hulpmiddel voor rittenregistratie, maar is niet verantwoordelijk voor de volledigheid of juistheid van de ingevoerde gegevens of rapportages. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.